T137 - Demande d'autorisation de détruire des registres

Registres comptables

Les registres sont des documents comptables et d'autres documents financiers qui doivent être conservés de façon organisée.

Vous êtes tenu de maintenir des registres adéquats si vous exploitez une entreprise ou si vous êtes impliqué dans des activités commerciales au Canada.

Ces registres doivent fournir suffisamment de détails pour vous permettre de calculer vos obligations fiscales et les crédits auxquels vous avez droit. Ils doivent être appuyés par des pièces justificatives qui confirment les renseignements contenus dans les registres.

Conservation de registres

Les périodes de conservation réglementaires pour certains registres, y compris les comptes et les pièces justificatives qui s'y rapportent, sont précisées à l'article 5800 du Règlement de l'impôt sur le revenu. Ces périodes peuvent être résumées comme suit :

• deux ans après la date de dissolution d'une société (les sociétés qui font l'objet d'une fusion doivent conserver leurs registres, car la nouvelle société est le prolongement de chaque société fusionnée);
• six ans à compter de la fin de l'année d'imposition au cours de laquelle une entreprise non constituée en société a cessé d'exister;
• deux ans à compter de la fin de l'année civile où des dons ont été faits pour ce qui est des doubles des reçus de dons d'un organisme de bienfaisance enregistré ou d'une association canadienne enregistrée de sport amateur (dix ans s'il s'agit de reçus autres que ceux visant des dons de biens);
• deux ans à compter de la date d'annulation de l'enregistrement d'un organisme de bienfaisance enregistré ou d'une association canadienne enregistrée de sport amateur pour ce qui est des registres désignés;
• deux ans à compter de la fin de l'année civile où des contributions politiques ont été faites pour ce qui est de sregistres faisant état de celles-ci.

Destruction des registres

Des livres de comptes et des registres peuvent être détruits plus tôt que le précise l'article 5800 du Règlement de l'impôt sur le revenu lorsque le ministre en donne la permission par écrit. Pour obtenir une telle permission, une personne peut utiliser le formulaire T137, Demande d'autorisation de détruire des registres.

Lorsque l'ARC permet la destruction de registres, cette permission s'applique seulement aux renseignements qui doivent obligatoirement être conservés en vertu des lois administrées par l'ARC. Elle ne s'applique pas aux renseignements qui doivent être conservés en vertu d'autres lois ou d'exigences d'un autre ministère ou organisme gouvernemental.

Liens utiles:

Guide RC4409, Conservation de registres
IC05-1R1,Tenue de registres électroniques
IC78-10R5, Conservation et destruction des registres comptables