Importer les données du Relevé 31

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DT FormMax peut créer un fichier pour le type de document Relevé 31, et importer du même coup vos données relatives à l'immeuble et aux locataires, à l'aide de la fonction d'importation. Il existe trois manières de procéder :

• Menu : À partir du menu Dossier, sélectionnez Importer fichier RL-31 .csv,

• Barre d'outils : Cliquez sur l'icône Importer fichier RL-31 .csv sur la barre d'outils , OU

• Page de départ : Cliquez sur le bouton Importer RL-31 sur la Page de départ.

Le fichier doit être un fichier texte avec une extension « .csv ». N'utilisez pas un logiciel de traitement de texte de format RTF comme Microsoft Word pour créer le fichier, car il ajoutera des caractères de formatage supplémentaires qui empêcheront l'importation. Nous vous recommandons comme approche d'utiliser un tableur électronique comme Microsoft Excel afin de saisir/mettre en place vos données selon le format approprié (voir ci-dessous pour les détails). Une fois votre tâche complétée, vous pouvez utiliser la fonction « Enregistrer sous » pour exporter les données. Assurez-vous de choisir « CSV (valeurs délimitées par une virgule) (*.csv) » en tant que valeur dans « Enregistrer sous le type ».

Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs fichiers à importer. Chaque fichier doit être formaté tel que démontré ci-dessous. Note : Vous ne pouvez pas importer dans un fichier existant. Si vos faites une erreur et désirez recommencer l'importation, vous n'avez qu'à supprimer le fichier DT FormMax qui a été créé et répéter la procédure.

Importer le format de fichier :

Exemple :

             DTF-RL31-V1.0
             ###
             123,rue Principale,Ville,J3J 3J3,
             Marie,Tremblay,101
             Serge,Tremblay,101
             Jacques,Beaulieu,200,,,,,,,,,,,,,
             Alice,Trudeau,300
             ###
             789,rue Principale,Ville,J2J 2J2,x
             Tina,Lavoie,
             Ray,Donovan
        

Texte	Explication
DTF-RL31-V1.0	La première ligne du fichier contient des renseignements sur la version nécessaires à DT FormMax et doivent être présents exactement comme ils apparaissent.
###	Cette ligne est utilisée pour séparer les données pour chaque immeuble. Elle doit contenir trois caractères « # » ou plus.
123,rue Principale,Ville,J3J 3J3,	La première ligne suivant la ligne de "###"contient l'adresse de l'immeuble, ainsi qu'une valeur pour indiquer si l'immeuble comporte ou non des appartements. Les données de l'adresse comprennent les éléments suivants séparés par des virgules : Numéro, Rue, Ville et Code postal. La province n'est pas nécessaire étant donné qu'il s'agit toujours du Québec. Si l'immeuble ne comporte aucun appartement, ajoutez un « x » (majuscule ou minuscule) à la fin de la ligne. Dans le cas contraire (dans le cas habituel où l'immeuble comporte des appartements), vous n'êtes pas tenu de fournir une valeur après la virgule (comme on le montre ici).
Marie,Tremblay,101	Chaque locataire apparaît ensuite sur une ligne séparée. La ligne comprend les éléments suivants séparés par des virgules : Prénom du locataire, Nom du locataire, et Numéro d'appartement.
Serge,Tremblay,101
Jacques,Beaulieu,200,,,,,,,,,,,,,	Les virgules supplémentaires ne causent pas de problème, mais ne sont pas nécessaires.
Alice,Trudeau,300
###	Ceci est utilisé ici pour indiquer un second immeuble.
789,rue Principale,Ville,J2J 2J2,x	Cet immeuble, contrairement au premier, n'abrite aucun locataire (indiqué par le « x »).
Tina,Lavoie,	Il n'y a pas de numéro d'appartement pour les locataires de cet immeuble. La virgule après le nom de famille du locataire est facultative.
Ray,Donovan

Important : Afin de déclarer vos renseignements concernant la location de façon correcte au gouvernement, il est essentiel que vous soyez cohérent lorsque vous saisissez le même numéro d'appartement. Dans l'exemple qui suit, il y a deux locataires dans l'appartement 101 :

Façon incorrecte :
Marie,Tremblay,apt. 101
Serge,Tremblay,#101

Façon correcte :
Marie,Tremblay,101
Serge,Tremblay,101

Une fois l'importation terminée

DT FormMax vous avisera de toute erreur survenue durant le processus. Si cela devait arriver, assurez-vous de cliquer sur le bouton « Ouvrir le fichier journal » pour obtenir les détails. Implicitement, le fichier journal est situé dans le dossier « C:\ProgramData\Dr Tax\DT FormMax\ ».

Il est recommandé de réviser le Sommaire RL-31 afin de vous assurer que tous les immeubles sont correctement répertoriés. Dans le cas contraire, il se pourrait que des locataires soient assignés au mauvais immeuble, auquel cas il serait préférable que vous supprimiez le dossier DT FormMax, corrigiez le fichier CSV et répétiez la procédure d'importation.