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Transmission des feuillets au moyen de l'option de transmission par Internet | 
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Ce document décrit les différentes étapes de la transmission des feuillets et relevés par Internet.
Étape 1 – Montage de la transmission par Internet de DT FormMax
Pour accéder au montage de la transmission par Internet de DT FormMax, sélectionnez Préférences dans le menu Outils et choisissez l'option Transmission électronique.
Dans la section Fédéral, saisissez votre numéro de préparateur fédéral.
Si vous devez transmettre plus d'une déclaration, veuillez utiliser le numéro de préparateur qui vous a été assigné par l'Agence du revenu du Canada (ARC). Si vous n'avez pas de numéro de préparateur et que vous devez transmettre plus d'une déclaration, veuillez contacter l'ARC au 1-800-665-5164 afin d'en obtenir un.
Si vous ne transmettez qu'une seule déclaration et que vous avez déjà un numéro de préparateur, saisissez-le.
Si vous ne transmettez qu'une seule déclaration, et que vous n'avez pas de numéro de préparateur, utilisez le numéro générique MM555555 pour transmettre cette déclaration. Si vous désirez toujours obtenir un numéro de préparateur, contactez l'ARC au 1-800-665-5164 afin d'en obtenir un.
Aux fins du Québec, vous pouvez saisir votre numéro de préparateur dans la section Québec.
Pour obtenir un numéro de préparateur pour le Québec, que vous transmettiez une ou plusieurs déclarations, vous devez remplir et soumettre le formulaire Inscription du préparateur (ED-430). Au moment de remplir ce formulaire, vous devrez préciser la quantité de feuillets ou de relevés que vous avez l'intention de transmettre. En général, la quantité de feuillets ou de relevés à transmettre correspond au nombre de bénéficiaires ou d'employés (en tenant compte de tous les feuillets et relevés modifiés ou annulés que vous pourriez devoir également compléter).
Finalement, vous devrez préciser :
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le type de préparateur que vous êtes (à savoir, si vous produisez pour vous-même, pour d'autres déclarants, ou à la fois pour vous-même et pour d'autres déclarants);
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la série des numéros séquentiels des relevés que vous avez l'intention de transmettre. Cette série vous est fournie par Revenu Québec.
Veuillez prendre note qu'afin de transmettre avec succès des relevés du Québec ou des feuillets fédéraux, vous devez également saisir les coordonnées du préparateur sous l'option Préparateur.
Vos fichiers XML fédéraux et du Québec seront sauvegardés à l'emplacement que vous aurez désigné dans la section Sauvegarde des Préférences, que vous trouverez sous le menu Outils. S'ils sont sélectionnés, les fichiers XML peuvent être également sauvegardés dans un sous-dossier.
Aux fins du fédéral et du Québec, vous devez transmettre vos déclarations sur support électronique si vous produisez plus de cinquante déclarations de renseignements (feuillets).
À compter de 2013, vous serez passible d'une pénalité au fédéral si vous ne transmettez pas sur support électronique une déclaration contenant plus de cinquante déclaration de renseignements (feuillets).
Note : Vous ne devez désigner qu'un seul poste de travail pour toutes les transmissions de déclarations par Internet, afin de permettre d'effectuer un suivi adéquat pour tout fichier en particulier.
Étape 2 – Révision des conditions d'admissibilité
Lors de la création d'un nouveau fichier, DT FormMax sélectionnera automatiquement l'option Électronique comme Type de transmission.
Un fichier ne sera considéré comme prêt pour la transmission que lorsqu'il ne subsiste aucune erreur qui pourrait empêcher le calcul ou la transmission de tout feuillet ou relevé. De telles erreurs peuvent être affichées au moyen de l'icône Diagnostics – Messages d'erreurs et d'avertissements. S'il n'y a aucune erreur, alors l'icône Préparer les relevés pour transmission qui apparaît au départ en gris sera en surbrillance bleu clair.
S'il n'y a aucune erreur, vous pouvez aussi activer le menu de Préparer les relevés pour transmission... en cliquant sur TED et Préparer les relevés pour transmission... sur la barre d'outils. Veuillez noter que, comme mentionné plus haut, cette option n'est disponible que lorsqu'il ne subsiste aucune erreur qui pourrait empêcher le calcul ou la transmission de tout feuillet ou relevé.
Étape 3 – Générer le fichier XML
Dans la fenêtre Préparer les relevés pour transmission..., vous pouvez sélectionner le feuillet fédéral et/ou le relevé du Québec, de même que le type de feuillet ou relevé que vous désirez transmettre via Internet, en cliquant sur les cases applicables apparaissant à gauche. Cliquez sur le bouton Générer qui apparaît au bas de la fenêtre et vous produirez le fichier XML. Si des erreurs pouvant empêcher la production du fichier XML sont détectées, alors un ou plusieurs diagnostics s'afficheront sous la colonne Erreurs. Le diagnostic vous guidera dans la résolution du problème de manière à ce que vous puissiez générer avec succès le fichier XML.
Lorsqu'aucune erreur n'est détectée, le fichier XML sera généré, et la date et l'heure de sa création apparaîtront dans la colonne Fichier généré.
Le fichier XML sera sauvegardé dans le chemin d'accès au répertoire indiqué sous Répertoire des fichiers.
Aux fins du fédéral, le nom du fichier fera référence au feuillet ou au relevé lui-même (c.- à- d. T4, T5, etc.) de façon à pouvoir différencier les feuillets ou relevés les uns des autres. De même, le terme « Original », « Amend » (modifié) ou « Cancel » (annulé) sera ajouté au nom du fichier afin de pouvoir différencier les types de feuillets ou de relevés. Par exemple, le nom de fichier XXX_T4Original.XML ferait référence à un feuillet T4 original.
Aux fins du Québec, le fichier sera sauvegardé dans un autre sous-dossier de manière à faciliter la différenciation des types de feuillets ou de relevés les uns des autres. Ce dossier contiendra alors les feuillets ou relevés originaux, modifiés ou annulés en question. Aux fins du Québec, le nom de fichier, selon les spécifications de Revenu Québec, doit comporter 11 (onze) caractères, dont :
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les deux premiers caractères représentent les deux derniers chiffres de l'année d'imposition;
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les six caractères suivants représentent le numéro du préparateur; et
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les trois derniers caractères indiquent le numéro d'ordre chronologique de vos fichiers.
Note: Dès qu'un type de feuillet ou de relevé a été transmis avec succès, tout feuillet ou relevé additionnel du même type doit être sauvegardé et transmis sous un nouveau nom de fichier. Par exemple, vous devrez créer un nouveau fichier si vous avez déjà transmis deux feuillets T4 originaux et devez maintenant transmettre un troisième feuillet T4. Le nouveau fichier ne contiendrait que ce feuillet additionnel et serait transmis séparément.
Étape 4 – Transmettre le fichier XML
Après avoir créé avec succès le fichier XML, vous pouvez le transmettre en accédant à la page Web de l'Agence du revenu du Canada ou celle de Revenu Québec, selon le cas. Vous devrez y saisir les renseignements exigés, y joindre le fichier et le soumettre.
Vous pourrez accéder à ces pages Web par l'entremise des options TED et Transmettre les relevés via la TED. De la fenêtre générée pour Transmission électronique, vous pourrez sélectionner le site vers lequel vous désirez transmettre votre fichier en cliquant sur l'onglet approprié (c.- à- d. Fédéral ou Québec) puis sur Transmettre. La page Web nécessaire sera générée de manière à ce que vous puissiez y saisir les renseignements demandés, y joindre le fichier et le soumettre.
Suite à la transmission réussie du fichier, un numéro de confirmation sera généré. Nous vous demandons d'imprimer cette page pour vos dossiers et de saisir le numéro de confirmation à l'endroit désigné.
Pour obtenir un code d'accès Web aux fins du fédéral, contactez le Bureau d'aide des services électroniques pour les entreprises au 1-877-322-7849.
Aux fins du Québec, vous devez remplir et soumettre le formulaire Inscription du préparateur (ED-430).
Finalement, aux fins du Québec, veuillez prendre note que bien qu'il ait été transmis, vous devez quand même soumettre le sommaire des feuillets et relevés en version papier, tel que l'exige le MRQ (RL-1, RL-11, RL-24 seulement).