Qu'est-ce que DT ScanDoc?

DT ScanDoc est une application qui gère la numérisation (scanning) et la sauvegarde des documents. Elle est complètement intégrée dans DT Max et est disponible aux utilisateurs de T1, T2 et T3 pour l'année d'imposition 2007 et pour toutes les années subséquentes.

DT ScanDoc vous permet de numériser les documents fiscaux de vos clients, tells que les feuillets, les reçus, les bilans financiers et la correspondance et sauvegarde ces images numérisées dans des fichiers PDF qui sont joints aux données de vos clients dans votre base de données DT Max. Vous pouvez alors accéder en tout temps à ces fichiers DT ScanDoc d'un seul clic sur le dossier d'un client pour entrer des données, réviser la déclaration ou pour réimprimer des documents afin de donner suite à des requêtes de la part des autorités fiscales.

DT ScanDoc est conçu pour simplifier le processus de numérisation et d'archivage des documents, et est optimisé de manière à pouvoir archiver les documents fiscaux dans DT Max avec un minimum d'effort.

De quoi ai-je besoin pour exécuter DT ScanDoc?

Pour exécuter DT ScanDoc, vous devez être un utilisateur enregistré de DT Max T1, T2 ou T3 pour l'année d'imposition 2007 ou subséquente, avec une licence additionnelle pour DT ScanDoc. L'usage d'un numériseur de modèle récent compatible TWAIN avec chargeur à documents automatique (ADF) est fortement recommandé. Veuillez consulter les exigences de système et de matériel pour plus de détails.

Si vous avez un numériseur compatible TWAIN, voici comment cela fonctionne :

• Installez votre numériseur ainsi que le logiciel qui l'accompagne. Si possible, effectuez un test avec le logiciel fourni pour vous assurer que le numériseur fonctionne correctement.

• Dans DT Max, assurez-vous que vous êtes dans la bonne année d'imposition (2007 ou subséquente) et que le client à l'écran est bien celui dont vous voulez numériser les documents.

• Cliquez sur l'icône de DT ScanDoc sur la barre d'outils ou sélectionnez-la du menu Outils.

• Vérifiez que le dialogue indique le bon client ainsi que le numériseur que vous avez l'intention d'utiliser.

• Entrez une note décrivant les documents.

• Placez les documents dans le numériseur et cliquez "Commencer la numérisation".

• Une fois la numérisation des documents terminée, utilisez les dialogues facultatifs Index et Révision pour étiqueter les pages numérisées et les mettre en ordre.

• Le fichier DT ScanDoc sera alors créé automatiquement et lié aux données du client à l'aide du mot-clé ScanDoc-Fichier .

• Pour réviser le contenu du fichier DT ScanDoc, cliquez sur l'icône à la droite du mot-clé ScanDoc-Fichier pour l'ouvrir dans votre visualiseur PDF (Adobe Reader).

Comment utiliser DT ScanDoc sans un numériseur compatible TWAIN

Pour une utilisation optimale de DT ScanDoc, un numériseur compatible TWAIN relié à l'ordinateur qui exécute DT Max est fortement recommandé. Toutefois, si vous utilisez un numériseur qui n'est pas compatible TWAIN ou si vous avez d'autres besoins spécifiques, il est toujours possible d'utiliser DT ScanDoc.

• Tout d'abord, configurez le logiciel qui pilote votre numériseur pour créer des fichiers images (on recommande TIFF ou JPEG) dans un emplacement spécifique du dossier. Créez un nouveau dossier ou choisissez un emplacement où il n'y a aucun autre fichier.

• Ensuite utilisez le logiciel pour numériser tous les documents relatifs à un seul client.

• Une fois la numérisation complétée, retournez à DT Max et exécutez DT ScanDoc. Au lieu de sélectionner un numériseur, sélectionnez le dossier dans lequel venez de créer les fichiers images en utilisant l'autre application.

• Enfin, cliquez sur "Traiter les fichiers" et procédez à l'indexation et à la révision des pages de la même manière que si vous les aviez numérisées directement de DT ScanDoc.

Limitations et développement futur

DT ScanDoc est un produit en constante évolution et est à l'heure actuelle en phase de développement en ce qui touche la reconnaissance optique de caractères et des codes à barres, la fusion des fichiers PDF et une intégration plus étroite avec DT Max.

Les limitations actuelles sont les suivantes :

• Les fichiers DT ScanDoc ne sont pas inclus dans la sauvegarde de la base de données de DT Max. Vous devriez utiliser un logiciel de sauvegarde tiers pour assurer la sécurité de ces fichiers.

• Les fichiers DT ScanDoc ne sont inclus dans aucune procédure de Fusion ou d'Extraction de DT Max.

• Si les clients dans une base de données sont renumérotés ou renommés, les fichiers DT ScanDoc ne seront pas renommés; ils resteront basés sur le nom et le numéro conférés au client au moment de la création du fichier. Les fichiers seront toutefois toujours liés au bon client.

• Les fichiers PDF créés par DT ScanDoc ne sont pas interrogeables.

• Une fois la numérisation complétée, vous ne pouvez utiliser DT ScanDoc pour changer quoi que ce soit dans le fichier PDF. Cependant, il existe des fonctions dans la version intégrale de Adobe Acrobat (mais pas Adobe Reader) et dans d'autres éditeurs PDF tiers qui permettent de modifier l'index (signets) et l'ordre des pages

Renseignements supplémentaires

Pour des directives plus détaillées sur l'utilisation de DT ScanDoc, veuillez consulter :

• Montage de DT ScanDoc et préférences

• Réglage du numériseur et préférences

• Le dialogue Scan

• Le dialogue Index

• Le dialogue Révision

• Dépannage pour DT ScanDoc

• Exigences de système et de matériel