Demander une signature électronique Onvio

Si vous détenez une licence pour Onvio Gestion de cabinet (Essentielle ou Avancée), vous pouvez envoyer certains formulaires à vos clients par le biais d'Onvio Centre-Client afin de les faire signer électroniquement. Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les années d'imposition 2020 et suivantes (sauf indication contraire). À l'heure actuelle, les formulaires suivants sont pris en charge :

T1

• T183
• ARC - autoriser/annuler un représentant
• T1135 (2022+)
• TP-1000.TE
• MR-69
• TP-274

T2

• T183CORP (2021+)
• ARC - autoriser un représentant (2021+)
• ARC - annuler un représentant (2021+)
• T1135 (2022+)
• CO-1000.TE (2021+)
• MR-69 (2021+)

Envoyer une requête de signature électronique

Allez à l'écran Déclaration de revenus du client et cliquez sur le bouton « Requête d'une signature électronique » sur la barre d'outils, ou sélectionnez « Outils > Onvio > Demander une signature électronique Onvio » du menu. Cochez la case du formulaire pour lequel vous désirez soumettre une requête de signature électronique. Cliquez sur le bouton « Envoyer/mettre à jour ». En plus de procéder à l'envoi de la requête, cliquer sur le bouton mettra également à jour l'état de traitement de toute requête de signature électronique en cours (En attente) (voir « Mettre à jour l'état de traitement de la requête » ci-dessous). Une saisie sera ajoutée à la piste de vérification du client pour enregistrer la requête de signature électronique.

T183/T183CORP - Mot-clé Signature-Client

L'envoi d'une requête de signature électronique pour le T183 ou T183CORP entraînera l'ajout du mot-clé Signature-Client (s'il n'est pas déjà présent) dans le groupe TED (T1) ou TED-Federal (T2), et la valeur sera définie comme « Le ou les formulaires seront signés et datés électron. » Cela empêchera la transmission électronique de la déclaration de revenus fédérale à l'ARC jusqu'à ce que la date et l'heure de la signature électronique aient été ajoutées à la saisie de données. Cela se produira automatiquement une fois le formulaire signé (voir « Mettre à jour l'état de traitement de la requête » ci-dessous).

Échéances

Implicitement, les requêtes de signatures électroniques arrivent à échéance après 7 jours, mais peuvent être configurées selon n'importe quelle valeur comprise entre 1 et 99 jours. Afin de modifier cette valeur, allez à « Préférences > Onvio » dans le menu.

Notifications

Après l'envoi d'une requête de signature électronique, le client en sera avisé par courriel. Une fois que le client a signé électroniquement le document, un autre courriel sera envoyé au préparateur de déclarations de revenus. De même, si le client refuse de signer le formulaire ou laisse la requête arriver à échéance, le préparateur de déclarations en sera avisé par courriel.

Révoquer une requête

Si vous avez par mégarde envoyé une requête de signature électronique à un client, vous pouvez l'annuler en ouvrant la liste des clients Onvio (« Outils > Onvio > Montrer la liste des clients Onvio » dans le menu), en cliquant avec le bouton droit sur le client en question et en sélectionnant « Révoquer la requête de signature électronique ». Vous ne pouvez révoquer une requête que jusqu'à ce que le client l'ait refusée ou qu'il ait signé le formulaire. Une saisie sera ajoutée à la piste de vérification du client pour enregistrer la révocation.

Mettre à jour l'état de traitement de la requête

En plus de recevoir des mises à jour d'états de traitement par courriel, vous pouvez vérifier l'état de traitement en accédant à l'écran Déclaration de revenus du client et en cliquant sur le bouton « Requête d'une signature électronique » dans la barre d'outils, ou en sélectionnant « Outils > Onvio > Demander une signature électronique Onvio » du menu. L'état de traitement de la dernière mise à jour sera initialement affiché. Cliquez sur le bouton « Envoyer/mettre à jour » pour obtenir le plus récent état de traitement. Tout changement d'état de traitement sera également enregistré dans la piste de vérification du client. Dans le cas d'une requête refusée, la raison donnée par le client sera également enregistrée dans la piste de vérification.

Si le formulaire a été signé avec succès, DT Max ajoutera une copie signée du formulaire à l'onglet Documents du client dans Onvio Centre-Client, et ajoutera une saisie à la piste de vérification du client. Pour savoir comment enregistrer automatiquement une copie locale de documents signés électroniquement, consultez la section « Signatures électroniques » de la page Préférences - Onvio. Pour contrôler la gestion des documents en double, allez dans « Préférences > Onvio » dans le menu.

Pour T1 seulement, DT Max ajoutera un groupe de mots-clés Suivi à la saisie de données une fois que n'importe quel formulaire aura été signé avec succès (pour le formulaire TP-274, ce processus n'entrera en vigueur que pour 2022 et les années d'imposition suivantes).

Pour les formulaires T183/T183CORP, DT Max ajoutera/mettra à jour le groupe Signa-Electronique dans la saisie de données avec la date et l'heure auxquelles le formulaire a été signé électroniquement.

Pour le formulaire T1135 (T1 et T2), DT Max ajoutera le groupe Signa-Electronique dans la saisie de données une fois que le formulaire aura été signé avec succès.

Pour le formulaire MR-69 (T1 et T2), par défaut, une fois que le formulaire aura été signé avec succès, DT Max téléchargera une copie du PDF et inclura un lien vers ce document dans le mot-clé MR-69-PDF-Joint (voir la page Préférences - Onvio pour plus de renseignements). Ceci ne s'applique que pour les années d'imposition 2021 et suivantes.

Vous pouvez voir les états de la dernière mise à jour pour tous les clients en allant dans « Outils > Onvio > Montrer la liste des clients Onvio » dans le menu. La liste peut être filtrée selon l'état de traitement de la signature électronique.

Note : les requêtes de signature électronique dont l'état de traitement indique « En attente* » concernent des formulaires qui ont déjà été signés par le client, mais qui doivent encore être mis à jour avant que l'état de traitement puisse être modifié pour « Signé ». Cette situation se produit lorsque vous essayez de révoquer un formulaire déjà signé.

Visualiser les formulaires signés

Une fois qu'un formulaire a été signé électroniquement, vous pouvez cliquer sur l'icône PDF pour ouvrir une copie temporaire du formulaire stocké sur Onvio. Cela fournit un moyen rapide et facile de voir le formulaire signé. Si, cependant, vous souhaitez conserver une copie locale de tous les formulaires signés sur votre ordinateur, vous pouvez configurer ce processus pour qu'il se produise automatiquement en allant dans « Préférences > Onvio » dans le menu.

Vidéo

Une vidéo de formation est disponible. Veuillez consulter notre page Vidéo.