  Module de facturation |
Ce module de facturation est conçu pour générer automatiquement
les factures résultant des déclarations de revenus préparées à
l'aide du programme T1 de DT Max. La méthode du tableau de
répartition des coûts vous permet de compléter la facturation de
vos clients de façon aisée et constante, en fonction des services
fournis. Les valeurs implicites inscrites dans ce montage
détermineront le traitement appliqué à vos données.
Valeurs implicites de facturation
Les valeurs implicites de facturation se trouvent sous les onglets Options
et Informations fiscales. Pour créer une valeur implicite de facturation,
cliquez sur le
champ concerné et choisissez l'option appropriée dans le menu
qui vous est alors offert, soit en cliquant dessus ou en appuyant
sur [Enter] après l'avoir mise en évidence à l'aide des touches
fléchées. Ces valeurs implicites peuvent être modifiées dans le
dossier de n'importe quel client en utilisant les mots-clés de
facturation.
Sous l'onglet Options, la première valeur implicite à régler déterminera
quel type de facture vous souhaitez produire:
- Pas de facture automatique
Le préparateur d'impôts utilisera les mots-clés de
facturation pour générer des factures.
- Automatique - détail des tâches et des frais
DT Max produira une facture détaillée conformément aux
valeurs inscrites dans votre montage. Chaque item du
tableau de répartition auquel vous avez imputé des
frais sera imprimé sur la facture, accompagné du total
des frais pour cet item.
- Automatique - total seulement
La facture générée par DT Max ne fournira aucun détail
particulier concernant les frais qui y sont inclus.
- Automatique - détail des tâches seulement
DT Max produira une facture détaillée indiquant chaque item du
tableau de répartition auquel des frais ont été imputés, mais
sans mention des frais en question.
Les deuxième et troisième valeurs implicites de facturation
concernent les déclarations produites pour le conjoint du
particulier et les personnes à sa charge, le cas échéant.
Encore là, trois options vous sont offertes afin de déterminer
la méthode de facturation applicable à chacun:
- Pas de facture - aucun frais
Le conjoint/la personne à charge ne recevra pas de
facture et aucuns frais concernant cette personne
ne paraîtront sur la facture du chef de famille.
- Facture individuelle
Les montants figurant au tableau de répartition seront
applicables au conjoint et/ou à la personne à charge tout
comme au chef de famille, mais une ou plusieurs factures
distinctes seront produites.
- Frais ajoutés à la facture du chef de famille
Les montants figurant au tableau de répartition seront
applicables au conjoint et/ou à la personne à charge tout
comme au chef de famille et tous les frais paraîtront
sur une même facture, destinée au chef de famille.
La quatrième valeur implicite de facturation requiert que vous choisissiez
l'une des options suivantes concernant les numéros de facture:
- Ne pas afficher de numéro de facture
- Laisser un espace pour que le numéro puisse être inséré à la main
- Attribuer automatiquement en fonction du numéro de client
Notez que le mot-clé No-facture peut être utilisé pour attribuer un numéro
spécifique à une facture.
La cinquième valeur implicite de facturation vous permet de préciser si le numéro
de téléphone du client doit paraître sur la facture.
Sous l'onglet Informations fiscales, vous devez indiquer si les taxes
de services (TPS, TVP et TVH), pour chaque facture, seront détaillées ou
incluses dans les frais:
- Non incluses
DT Max ajoutera toutes taxes applicables au total de la
facture et indiquera chacune comme item distinct.
- Incluses
Les montants inscrits au tableau de répartition incluront
toutes taxes applicables, le cas échéant.
Tableau de répartition des coûts
Le programme utilise le tableau de répartition des coûts afin
d'imputer des frais à chaque déclaration ou annexe produite,
et/ou à certains mots-clés utilisés dans le cadre de la préparation
de la déclaration de revenus. En d'autres mots, les frais que
votre client devra acquitter peuvent représenter un certain montant
en fonction de chaque annexe produite, de chaque mot-clé utilisé
(correspondant à chaque reçu ou montant en argent), ou des deux.
Le tableau de répartition des coûts dresse la liste d'un grand
nombre d'annexes ainsi que d'autres items relatifs aux mots-clés
et au service de TED. Des frais peuvent être imputés à chaque item.
Lorsque affiché à l'écran pour la toute première fois, ce tableau
est en blanc puisque aucune valeur n'y a encore été inscrite.
Imputation des frais
Chaque item figurant au tableau, qu'il soit généré systématiquement
par le programme ou utilisé par le préparateur d'impôts au moment
de calculer la déclaration d'un client, est désigné comme une
"unité". Pour procéder au montage du tableau, vous devez d'abord
établir un coût pour chaque unité à facturer, puis indiquer le nombre
d'unités qui seront facturées à ce coût.
Par exemple, vous voudrez peut-être établir votre tableau sur une
base familiale, de façon à charger 75,00 $ pour la première
déclaration préparée, puis 25,00 $ pour chaque déclaration
additionnelle et ce afin d'imputer des frais équitables à un
couple avec enfants adolescents.
Vous voudrez peut-être plutôt établir votre tableau de façon à
n'imputer aucuns frais pour les deux premiers feuillets T4 saisis
dans les données, puis imputer 2,00 $ pour chaque feuillet T4
additionnel de ce client et ce afin de bien refléter le volume de
travail supplémentaire que représente la préparation d'une déclaration
complexe impliquant plusieurs sources de revenus d'emploi.
Trois types de valeurs différentes peuvent être saisies pour
chaque unité listée au tableau de répartition:
- A = coût de base (0 $ - 500 $)
Pour imputer un coût de base à une unité, cliquez sur le
champ correspondant à l'unité concernée et indiquez le
montant approprié, entre 0 $ et 500 $.
- B = nombre d'unités assujetties au coût de base (0 - 99)
Utilisez ce champ pour préciser combien d'unités seront
assujetties à un coût de base donné, entre 0 et 99.
- C = coût par unité additionnelle (0 $ - $500)
Indiquez le montant à charger par unité, pour chaque unité
additionnelle excédant le nombre initialement inscrit à B.
Il est sage de faire preuve de circonspection au moment d'imputer
des frais, afin d'éviter tout risque de duplication. Lorsque vous
imputerez des frais, n'oubliez pas de tenir compte des valeurs
implicites de facturation que vous avez établies, particulièrement
en ce qui concerne la façon dont les frais seront imputés aux
conjoints et personnes à charge. Il est important de se rappeler si
le tableau de répartition a été complété sur une base individuelle
ou familiale. Vous devez vous assurer de ne pas charger les mêmes
frais à une personne à deux reprises, ni charger le même service à
deux reprises (d'abord en fonction d'une annexe puis de nouveau pour
chacune des valeurs saisies sur cette annexe). Si vous préférez
charger votre client uniquement en fonction des services de
préparation de déclaration de revenus et de TED que vous fournissez,
à l'exclusion de tout autre annexe ou valeur, vous pouvez saisir
des montants comme coûts unitaires pour ces items seulement et ne
pas tenir compte des autres items listés. DT Max accorde une
souplesse considérable mais le préparateur d'impôts doit faire
preuve de prudence.
Après avoir complété votre montage de facturation, cliquez sur
OK pour le sauvegarder et quittez le module.
Notez que vous ne pouvez pas inscrire de montants négatifs. De plus, le
montant maximal pouvant être saisi est 500 $.
Une fois le montage terminé, la
facturation sera effectuée simultanément aux calculs d'impôt.
Par conséquent, si vous apportez des modifications au tableau de
répartition des coûts après avoir calculé la déclaration de revenus
d'un client, vous devrez forcer l'exécution de nouveaux calculs
afin que les valeurs modifiées entrent en vigueur.
Quelle que soit la méthode de facturation choisie, les taux et
numéros d'enregistrement de la TPS, la TVP et la TVH devraient
être inscrits dans la section Identification du programme,
sous Préférences, avant que vous ne commenciez à produire
des factures.
Mots-clés de facturation
Les mots-clés de facturation peuvent être saisis dans la base de
données de clients selon la méthode habituelle. Si ces mots-clés
ne renferment aucune donnée, la facturation sera effectuée en
fonction du montage de l'utilisateur ou du montage implicite,
selon le cas.
- Code-Facture : code de facturation ou numéro de référence à imprimer sur la facture.
- Facture : montant et texte de la facture à produire pour le client.
- TexteFacture : texte à imprimer au bas de la facture.
- Type-Fact-SB : substitution du type de facture pour le chef de famille.
- Conj-Fact-SB : substitution du type de facture pour le conjoint.
- Depen-FactSB : substitution du type de facture pour les personnes à charge.
- FACT-AJUST$ : rajustement de la facture du client, en dollars.
- FACT-AJUST% : rajustement de la facture du client, en pourcentage.
- Facture-Note : note interne concernant la facturation.
- No-facture : numéro de la facture.
15 décembre 2005
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