Saisie des
données pour les feuillets T4 et RL-1
Pour remplir les feuillets T4 et RL-1, il faut saisir les
données de chaque employé dans un formulaire de saisie des données
distinct.
Pour obtenir des formulaires additionnels, cliquez sur l'icône
"Ajouter un ou des formulaires" ou encore, à partir du menu
Formulaire, sélectionnez "Ajout de formulaire". Il est aussi
possible d'ouvrir simultanément plusieurs formulaires en indiquant
le nombre requis au champ "Quantité de formulaires requis" dans la
boîte de dialogue "Ajouter des formulaires". Un feuillet T4 sera
automatiquement produit alors que le RL-1 ne le sera que si la
province d'emploi est le Québec. Les montants saisis pour le
feuillet T4 serviront également pour le RL-1, s'il y a lieu.
Cependant, ces montants pourront être substitués, au besoin, au
moyen de la touche F3 ou en cliquant sur le bouton droit de la
souris et en saisissant le montant désiré. Toutes les substitutions
apparaîtront dans la section Diagnostiques à droite de l'écran.
Avantage imposable lié à l'utilisation d'une automobile
Le montant de la case 34 "Usage personnel de l'automobile de l'employeur "peut être calculé en cliquant sur la ligne avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant Source rapide. La source rapide ouvrira automatiquement le formulaire de calcul de cet avantage imposable. Pour de plus amples informations sur ce calcul, veuillez consulter Calcul de l'avantage imposable lié à l'utilisation d'une automobile.Ajustement des cotisations de l'employé sur le T4 et RL-1
DT FormMax vous donne la possibilité d'ajuster les cotisations des employés au RPC ou RRQ. Il suffit de cocher la case "Ajustement des cotisations de l'employé" au bas du formulaire de saisie des données. Les cotisations seront automatiquement recalculées selon le salaire versé à l'employé. S'il y a un trop-payé, ce montant sera ajouté à l'impôt retenu; si au contraire, les cotisations sont insuffisantes, un montant sera prélevé de l'impôt retenu et ajouté aux cotisations.Quand remplir un feuillet T4
La plupart des montants versés à un individu sont considérés comme une rémunération. Vous devez remplir un feuillet T4 pour déclarer les montants suivants :- les traitements et salaires (y compris ceux qui tiennent lieu de préavis de congédiement), les pourboires ou gratifications, les primes, les paies de vacances, les commissions d'emploi, la rémunération brute et assurable des pêcheurs travailleurs autonomes et toute autre rémunération (lisez la section intitulée " Case 14 - Revenus d'emploi ", à pour une liste détaillée) que vous avez payée à des employés pendant l'année (lisez la remarque);
- les avantages ou allocations imposables;
- les différentes retenues que vous avez faites pendant l'année;
- le facteur d'équivalence (FE) pour les employés qui ont accumulé un droit à des prestations pendant l'année en vertu de votre régime de pension agréé (RPA) ou d'un régime de participation différée aux bénéfices (RPDB).
Le revenu doit être déclaré sur un feuillet T4 de l'année au cours de laquelle il a été payé, peu importe quand le service a été rendu. Par exemple, les revenus inclus dans les chèques de paie datés de janvier, représentant des salaires pour du travail effectué dans les derniers jours de décembre, doivent être déclarés sur un feuillet T4 de l'année qui commence en janvier.
Remplissez un feuillet T4 pour chaque personne à qui vous avez versé une rémunération pendant l'année, si l'une ou l'autre des conditions suivantes s'applique :
- vous deviez retenir des cotisations au RPC ou au RRQ, à l'AE ou au RPAP ou de l'impôt sur le revenu sur la rémunération;
- la rémunération a été de plus de 500 $.
Vous devez toujours remplir un feuillet T4 lorsque vous payez un avantage imposable relatif à une police collective d'assurance temporaire sur la vie à un employé, et cela, même si le total de toutes les rémunérations payées dans l'année civile est de moins de 500 $.
Vous devez remplir un feuillet T4A lorsque vous payez un avantage imposable relatif à une police collective d'assurance temporaire sur la vie à un ancien employé ou employé retraité. Pour plus de renseignements, consultez le guide RC4157, Comment retenir l'impôt sur les revenues de pension ou d'autres sources et établir le feuillet T4A et le Sommaire.
Comment éviter les erreurs courantes
Les erreurs de déclaration les plus fréquentes surviennent lorsque vous ne remplissez pas correctement l'une des cases suivantes du feuillet T4 :- case 24, Gains assurables d'AE;
- case 26, Gains ouvrant droit à pension - RPC/RRQ;
- case 28, Exemption (RPC/RRQ, AE et RPAP).
Questions au sujet du RPC/RRQ
L'employé était-il exonéré au RPC/RRQ pendant toute la période de déclaration?Si oui, faites un " X " à la case 28. Laissez les cases 16 ou 17 et 26 en blanc.
Si non, assurez-vous que vous avez retenu les cotisations pour chaque genre de rémunération assujettie au RPC ou au RRQ.
L'employé a-t-il atteint l'âge de 18 ou de 70 ans au cours de la période de déclaration?
Si oui, assurez-vous que, selon le cas :
- vous avez commencé à calculer les cotisations au RPC et les gains ouvrant droit à pension à partir de la première paie datée le ou après le 1er jour du mois suivant le 18e anniversaire de l'employé;
- vous avez cessé de calculer les cotisations au RPC et les gains ouvrant droit à pension à partir du 1er jour du mois suivant le 70e anniversaire de l'employé.
Les exigences sont différentes pour le RRQ. Pour en savoir plus, consultez le Guide de l'employeur - Retenues à la source et cotisations, que vous pouvez obtenir auprès de Revenu Québec.
L'employé a-t-il reçu des prestations de pension du RPC ou du RRQ pendant la période de déclaration?
Si oui, assurez-vous que vous avez calculé les cotisations au RPC et les gains ouvrant droit à pension en fonction du nombre de mois écoulés avant que la pension ne soit payable.
Remarque Les exigences sont différentes pour le RRQ. Pour en savoir plus, consultez le Guide de l'employeur - Retenues à la source et cotisations, que vous pouvez obtenir auprès de Revenu Québec.
Si non, laissez la case 26 en blanc.
Avez-vous retenu des cotisations sur la paie de vacances, les primes, les jetons de présence d'administrateur et les autres avantages imposables versés aux employés?
Si oui, lisez le chapitre 6 du guide T4001, Guide de l'employeur - Les retenues sur la paie et les versements, pour en savoir plus sur le calcul des cotisations sur la paie de vacances, les primes et les jetons de présence d'administrateur. Pour en savoir plus sur les avantages imposables, consultez le guide T4130, Guide de l'employeur - Avantages et allocations imposables.
Si non, assurez-vous que vous retenez les cotisations pour chaque genre de rémunération assujettie au RPC ou au RRQ.
Questions d'AE
L'employé était-il exonéré des cotisations à l'AE pour toute la période de déclaration?Si oui, faites un " X " dans la case 28. Laissez les cases 18 et 24 en blanc.
Si non, assurez-vous que vous avez retenu des cotisations sur chaque genre de rémunération assujettie à l'AE.
L'employé était-il un étudiant?
Si oui, assurez-vous que vous avez retenu des cotisations sur chaque genre de rémunération assujettie à l'AE comme vous le faites pour un employé ordinaire. Il n'y a pas d'âge minimum pour payer des cotisations à l'AE.
Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension
Chaque année, les calculs que vous avez fait sur les feuillets T4 que vous avez produit sur votre formulaire T4 Sommaire sont vérifiés.Ces vérifications sont faites afin de s'assurer que les retenues du RPC et de l'AE que vous avez remis correspondent aux revenus ouvrant droit à pension et aux revenus assurables que vous avez déclarés.
Ensuite les cotisations requises au RPC et à l'AE seront déterminé selon les Tables de retenues sur la paie, en fonction des revenus ouvrant droit à pension et des revenus assurables aux fins de l'AE que vous avez déclarés. Ensuite, les montants requis seront comparés avec les cotisations au RPC et à l'AE que vous avez inscrites sur les feuillets T4.
Remarque
L'employeur sera responsable de remettre le solde dû y compris la part de l'employé.
Liens :
Fédéral :RC4120 Guide de l'employeur - Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire
RC4157 Comment retenir l'impôt sur les revenus de pension ou d'autres sources et établir le feuillet T4A et le Sommaire
T4001 Guide de l'employeur - Les retenues sur la paie et les versements
T4032 Tables de retenues sur la paie
T4130 Guide de l'employeur - Avantages et allocations imposables
Québec :
Guide de l'employeur - Retenues à la source et cotisations TP-1015.G
Guide du relevé 1 Revenus d'emploi et revenus divers RL-1.G