Ceci est le point de départ pour la création d'un fichier DT
ScanDoc. On peut y accéder par le bouton Si vous ne l'avez pas déjà fait, veuillez lire DT ScanDoc - Aperçu avant de poursuivre. Si vous avez déjà un numériseur compatible TWAIN correctement installé et allumé, vous n'êtes plus qu'à quelques clics de pouvoir produire un fichier DT ScanDoc Il est important que vous ayez d'abord procédé à l'installation physique et à la connexion de votre numériseur ainsi qu'à l'installation du logiciel pilote TWAIN qui était inclus avec votre numériseur avant d'essayer DT ScanDoc. Si vous ne voyez pas le nom de votre numériseur là où il est indiqué Source de l'image ou Sélectionner le numériseur, alors il n'y a pas de numériseur compatible TWAIN sur votre ordinateur. Dans la partie supérieure du dialogue, vous verrez apparaître le nom, le numéro de client et (pour T1) le NAS du client. Le fichier DT ScanDoc qui sera créé sera automatiquement joint au dossier de ce client. Vérifier s'il s'agit du bon client avant de numériser les documents, sinon cliquez sur le bouton Annuler, sélectionnez le client de la liste de clients et redémarrez DT ScanDoc. Vérifiez également que l'année d'imposition dans laquelle vous travaillez est la bonne. Note pour les utilisateurs de T1: Les fichiers DT ScanDoc sont sauvegardés dans le dossier du particulier. Il appartient à l'utilisateur de déterminer s'il doit joindre les fichiers DT ScanDoc à chaque membre de la famille individuellement ou toujours au chef de famille lors de la numérisation des documents ; cette option peut être définie dans la section Montage DT ScanDoc, sous l'onglet Préférences.
Avant de commencer la numérisation, entrez une note dans ce champ. Cette note sera sauvegardée dans les données de votre client avec votre fichier DT ScanDoc afin de fournir une description de la source des documents numérisés. Cette note vous aidera à trouver le bon fichier DT ScanDoc dans les données de votre client. Par exemple:
Si vous avez besoin d'entrer plus qu'une ligne de notes pour ce fichier, vous pouvez modifier les données du client après la création du fichier DT ScanDoc et ajouter des mots-clés Note supplémentaires.
Une fois que vous avez entré la note, insérez votre (vos) document(s) dans le numériseur et ensuite cliquez sur le bouton Commencer la numérisation. Votre numériseur devrait alors démarrer, et dans la plupart des cas afficher un message indiquant que la numérisation est en cours. Dès que le numériseur aura terminé son opération, un message apparaîtra vous demandant si vous voulez numériser d'autres pages pour les ajouter au même document DT ScanDoc. Si tel est le cas, insérez-les d'abord puis cliquez sur le bouton Oui. Si vous avez un numériseur à chargeur automatique de documents (ADF) alors vous serez normalement capable de numériser un lot entier de documents en une seule opération. Si vous utilisez un numériseur à lecteur optique à plat sans chargeur ADF, vous devrez insérer une page à la fois jusqu'à ce que la tâche soit complétée.
Une fois les documents numérisés, ils peuvent alors être indexés et révisés et le fichier DT ScanDoc ainsi créé peut être affiché dans Adobe Reader ou tout autre logiciel de visualisation PDF. Ces étapes additionnelles sont toutes facultatives et peuvent être sélectionnées parmi les préférences DT ScanDoc. Si vous avez configuré DT ScanDoc pour protéger les fichiers par mot de passe, vous serez invité à entrer le mot de passe comme dernière étape avant la création du fichier. Une fois la création (et la révision facultative) du fichier
DT ScanDoc achevée, les données du client comprendront le nom
du fichier et les notes qui feront partie du groupe de mots-clés ScanDoc-Fichier .
Ce fichier peut être ouvert en tout temps en cliquant sur l'icône
Afin de simplifier le processus de création d'un fichier DT ScanDoc, le dialogue Scan n'affiche par défaut que le nombre minimal d'options disponibles; si vous avez besoin d'en voir davantage, cliquez le bouton Plus d'options. La plupart des autres options sont établies en tant que valeurs implicites dans les préférences de DT ScanDoc. Elles sont incluses dans le dialogue Scan pour qu'on puisse facilement les substituer lorsque nécessaire dans le cas d'un travail de numérisation unique. Cliquez sur le bouton Préférences DT ScanDoc pour accéder aux Montage de DT ScanDoc et aux préférences et effectuer des modifications permanentes à la manière dont vous voulez voir fonctionner DT ScanDoc. Les commandes ci-dessous n'apparaissent que lorsque vous cliquez sur le bouton Plus d'options.
Si vous avez plus qu'un numériseur compatible TWAIN installé sur votre ordinateur, vous pouvez sélectionner celui que vous voulez utiliser à partir de cette commande. Cliquez sur cette commande et ensuite cliquez sur le numériseur voulu dans la liste. Si votre numériseur n'apparaît PAS sur la liste, cela voudrait dire qu'il n'est pas physiquement branché sur l'ordinateur, ou bien que le logiciel du numériseur TWAIN n'a pas été installé.
Si vous avez besoin de récupérer les fichiers images qui ont été numérisés vers un dossier spécifique à l'aide d'un logiciel différent, sélectionnez cette option et entrez le nom du dossier. Veuillez consulter DT ScanDoc - Aperçu pour plus de détails sur cette procédure. Dans ce cas, le bouton Commencer la numérisation changera pour Traiter les images numérisées. Si le dossier contient des fichiers images que vous ne voulez pas inclure dans ce fichier DT ScanDoc (ce qui serait le cas si le dossier devait contenir des images numérisées pour de multiples clients), cochez alors la case Inviter à sélectionner les fichiers individuels. Vous verrez alors apparaître une liste des fichiers contenus dans ce dossier, et pourrez alors sélectionner ceux que vous désirez inclure.
DT ScanDoc créé en temps normal des noms de fichiers uniques,
basés sur les noms des clients et les numéros de clients. Si
vous utilisez déjà un autre système de gestion de documents,
ou avez une raison spéciale, vous pouvez créer votre propre
nom pour le fichier. Le fichier sera toujours accessible à partir des
mots-clés du dossier du client, mais il se peut que certains aspects
d'intégration avec DT Max soient perdus. Les utilisateurs avancés
peuvent définir un modèle qui créera le nom de dossier
et le nom de fichier du fichier DT ScanDoc selon plusieurs variables, telles
que le numéro de client, l'année d'imposition, etc. Voir
Préférences
DT ScanDoc- Règles de désignation des fichiers
pour de plus
amples renseignements. |
de la barre d'outils ou par l'option DT ScanDoc - numériser les
documents du menu Outils.
suivant
le nom du fichier. Un client peut avoir autant de fichiers DT ScanDoc qu'il
est nécessaire dans ses données.