Personnalisation de la lettre au client

Formatage

Codes de contrôle

• Commentaires

      %*        Lorsque ce code est inséré sur une ligne, le reste de la
                ligne est ignoré.
  

  Les commentaires consignés de cette façon ne sont pas imprimés. Ceci est utile pour insérer des notes indiquant à la personne qui utilisera la lettre par la suite les raisons pour lesquelles certaines modifications ont été apportées.

• Marges

      %TM N     Marge du haut
                "N" représente l'espace en pouces à partir du haut de la page.
      %BM N     Marge du bas
                "N" représente l'espace en pouces à partir du bas de la page.
      %LM N     Marge de gauche
                "N" représente l'espace en pouces à partir de l'extrémité
                gauche de la page
      %RM N     Marge de droite
                "N" représente l'espace en pouces à partir de l'extrémité
                droite de la page.
  

• Formatage

      %NL       Indique que vous désirez commencer une nouvelle ligne.
                Il doit y avoir un espace entre %NL et tout caractère précédant ce code sur la ligne.
                %4, %NL est correct
                %4,%NL  est incorrect
      %NP       Indique que vous désirez commencer une nouvelle page.
                Faites preuve de circonspection lorsque vous utilisez ce code. En raison des
                propositions conditionnelles, le montant paraissant jusqu'à un endroit
                quelconque de la lettre peut varier considérablement. 
  
      %CP N     Indique un saut de page conditionnel.
                S'il reste moins que "N" pouces jusqu'à la marge du bas, à partir de la position
                d'impression actuelle, DT Max reprendra l'impression à partir de la page suivante.
  

• Apparence des caractères

  Le type et la taille de la police sont précisés sous Lettre au client au menu des Préférences. Dans le mocèle de lettre au client, vous pouvez insérer des codes destinés à faire paraître certaines sections de texte en caractères gras ou italiques, ou à les souligner.

      <B> = gras   </B> = gras désactivé
      <I> = italique   </I> = italique désactivé
      <U> = soulignement   </U> = soulignement désactivé
  

• Conditions

      %IF       Commence un paragraphe conditionnel en énonçant la condition,
                puis ce qui se produit si elle est véridique.
      %ELSE     Commence le paragraphe à imprimer si la condition énoncée dans
                %IF est erronée.  
  
      %ENDIF    Indique la fin d'un paragraphe conditionnel.
  

• Opérateurs mathématiques et relationnels

      +         addition
      -         soustraction
      *         multiplication
      /         division
      =         égal
      !=        non égal
      <         inférieur à
      >         supérieur à
      <=        inférieur ou égal à
      >=        supérieur ou égal à
      ( )       parenthèses renfermant toute proposition
  

  Ces opérateurs permettent à DT Max de comparer des montants.

• Opérateurs logiques

      %AND      logique ET
      %OR       logique OU
  

En-tête

Afin que vous puissiez utiliser votre en-tête de lettre, DT Max laissera un espace libre de 1.8" au haut de la première page. Au besoin, si votre en-tête le requiert, vous pouvez obtenir une plus grande marge de manoeuvre en ajoutant des lignes en blanc ou en modifiant le paramètre %TM (marge du haut).

Ajout d'un paragraphe conditionnel

Placez votre curseur à l'endroit où vous désirez ajouter un paragraphe, puis insérez la condition en utilisant %IF, suivi de la condition entre parenthèses.

Si vous désirez que le paragraphe paraisse à chaque fois que la variable mentionnée dans le paragraphe n'est pas égale à "0", inscrivez la condition comme suit:

    %IF(%v!=0)

Puis, tapez le texte voulu dans la lettre, en désignant la variable comme étant %v, et terminez la proposition en inscrivant %ENDIF.

Par exemple, si vous voulez indiquer à vos clients combien ils peuvent cotiser à un REÉR sans excéder la limite, recherchez la variable applicable dans la liste. Vous constaterez qu'il s'agit de la variable %49. Puis, indiquez ce qui suit (dans vos propres mots):

    %IF(%49>0)
    Vous pouvez cotiser %49 à un REÉR. Nous vous recommandons de le faire
    dans les plus brefs délais afin d'éviter les intérêts pour une période
    aussi prolongée que possible.
    %ENDIF

Si, par contre, vous jugez que ceci n'est pertinent que pour les clients qui peuvent faire une cotisation minimale de 1 000 $, votre condition sera modifiée en conséquence:

    %IF(%49>1000)
    Vous pouvez cotiser %49 à un REÉR. Nous vous recommandons de le faire
    dans les plus brefs délais afin d'éviter les intérêts pour une période
    aussi prolongée que possible.  

    %ENDIF

Assurez-vous qu'une ligne en blanc est insérée entre chaque paragraphe. Pour ce faire, inscrivez %NL après le %IF qui introduit le paragraphe.

Signature

Si vous désirez utiliser une image de votre signature personnelle ou un logo pour accompagner celle-ci dans la lettre au client, vous pouvez le faire en insérant l'emplacement du fichier «bitmap» (un fichier comportant le suffixe «.bmp») créé à cette fin, avec votre signature ou au lieu de celle-ci, à l'endroit approprié dans la lettre au client.

Par exemple, si le fichier .bmp se nomme «signature» et est sauvegardé dans le dossier «C:\temp», il vous faudra insérer la commande suivante dans la lettre au client:

Création d'une nouvelle lettre au client

• Exemple A (T1)

  Tenant pour acquis que vous désirez que la lettre au client soit imprimée avec en-tête, que celle-ci n'excède pas l'espace de 1.8" alloué par DT Max et que les Valeurs implicites de l'utilisateur sont réglées correctement:

  • Ville et date

    Pour faire afficher le nom de la ville ainsi que la date, tel que montré ci-dessous, en utilisant la marge de gauche,

        Montréal, le 1er mars 2002
    

    recherchez la %-variable pour la date et indiquez:

        VOTREVILLE, %8
    

    La date utilisée est celle qui est générée par votre ordinateur le jour où la déclaration est calculée et est identique à celle qui paraîtra sur la déclaration. Le format de présentation de la date est celui de DT Max.

  • Vedette

    Formulez la vedette en utilisant les variables applicables. Pour une vedette de ce type:

        M. Robert Tremblay
        2222, rue des Érables
        Victoria, Colombie-Britannique
        T3T 4E5
    

    vous devez repérer

        TITRE           %3
        PRENOM          %2
        NOM             %1
        RUE             %4
        VILLE           %5
        PROVINCE        %6
        CODEPOSTAL      %7
    

    Après avoir trouvé les %-variables requises, inscrivez:

        %3 %2 %1, %NL
        %4, %NL
        %5, %6 %NL
        %7 %NL
    

• Exemple B (T1)

  Voici une illustration d'une condition complexe:

  Si vous désirez que le texte ne soit imprimé que si la variable %47 (cotisations à un REÉR) est supérieure à la variable %48 (déduction de REÉR) et si la variable %51 (cotisations excédentaires à un REÉR) est NIL, inscrivez:

      %IF((%47>%48) %AND (%51=0))
      Vous avez cotisé %47 à un REÉR cette année, mais n'avez pu déduire que %48.
      %ENDIF
  

Repérage d'erreurs

Valeurs particulières

    1         Québec
    2         Terre-Neuve et Labrador
    3         Île-du-Prince-Édouard
    4         Nouvelle-Écosse
    5         Nouveau-Brunswick
    6         Ontario
    7         Manitoba
    8         Saskatchewan
    9         Alberta
   10         Colombie-Britannique
   11         Yukon
   12         Territoires du Nord-Ouest
   18         Nunavut
   13         Autre

Un paragraphe destiné aux contribuables qui résident dans les provinces des Prairies serait rédigé comme suit:

    %IF((%10=7) %OR (%10=8) %OR (%10=9))
    (paragraphe)
    %ENDIF

Si la variable %10 (mot-clé PROV-RES) est utilisée dans le cadre d'une adresse, le nom de la province sera imprimé.

Les valeurs suivantes peuvent être utilisées avec les variables devant indiquer Oui ou Non:

    1         OUI
    2         NON

Vérification

Pour en savoir davantage, voyez également ...

• La lettre au client
• Options de la lettre au client
• Exporter la lettre au client vers un logiciel de traitement de texte